法人カードは会社の経費、個人カードは個人の生活費という分け方が基本です。ただし、個人事業主は個人カードで事業経費を支払うこともできます。大切なのは、カードの種類だけで判断せず、支出の目的と事業との関係を明確にし、私用と事業用の記録を分けることです。
法人カードと個人カードの基本的な使い分け
法人カードと個人カードは、次のように分けると管理しやすくなります。
| 支出の内容 | 使うカードの目安 | 管理のポイント |
|---|---|---|
| 事務用品、広告費、通信費など会社の経費 | 法人カード | 利用明細と領収書を会社の経費として保管する |
| 従業員が立て替える出張費や備品代 | 従業員用カードまたは個人カード | 会社の精算ルールに沿って申請する |
| 食費、衣服、個人旅行など生活上の支出 | 個人カード | 会社の経費に含めない |
| 事業と私生活の両方に関係する支出 | 原則として分けて支払う | 事業分と私用分の根拠や計算方法を記録する |
法人カードを使ったから自動的に経費になるわけではありません。反対に、個人カードで支払ったから事業経費にできないとも限りません。経費にできるかどうかは、支出が事業に必要なものか、金額や内容を記録で説明できるかによって判断します。
法人カードは会社の経費をまとめて管理するために使う
法人カードは、会社名義で発生する支出をまとめ、経理処理をしやすくする目的で使います。会社の口座から利用代金を引き落とすタイプであれば、会社の支出と個人の支出を分けやすくなります。
たとえば、次のような支払いに向いています。
- 事務用品や消耗品の購入
- 会社の携帯電話、インターネットなどの通信費
- 広告費やWebサービスの利用料
- 出張時の交通費や宿泊費
- 取引先との打ち合わせに伴う飲食費
- 業務で利用するソフトウェアやクラウドサービスの料金
法人カードの利用明細には、支払日、利用先、金額などが記録されます。明細を会計データと照合しやすくなるため、現金払いや個人による立て替えを減らせる点がメリットです。
法人カードでも会社負担とは限らない
法人カードには、利用代金を会社が支払うタイプだけでなく、カードの契約内容によっては利用者本人が支払うタイプもあります。法人カードという名称だけで、支払責任や引き落とし口座を判断しないでください。
申し込む前や従業員に配布する前に、次の項目をカード会社の契約条件で確認します。
- 利用代金を会社と個人のどちらが支払うのか
- 引き落とし口座を会社口座にできるのか
- 従業員カードを何枚発行できるのか
- 利用限度額や利用先の制限を設定できるのか
- 退職者のカードを停止する手続きは何か
個人カードは生活費や私的な支払いに使う
個人カードは、食費、衣服、個人旅行、趣味の買い物など、会社や事業と関係のない支払いに使います。法人の経費と混ざらないよう、会社の支出を個人カードで日常的に支払うことはできるだけ避けます。
私的な支出が会社のカードに混ざると、経理担当者が利用明細を確認する負担が増えます。誤って会社の経費として処理したり、会社から個人への貸し付けや給与などと区別しにくくなったりする可能性もあります。
やむを得ず会社のカードで私的な支払いをした場合は、会社の経理ルールに従って早めに報告し、会社への返金など必要な処理を行います。処理方法は会社の会計担当者や税理士に確認してください。
法人カードがない場合に個人カードで経費を払うとき
法人カードを作る前や、カードに対応していない店舗を利用した場合は、代表者や従業員が個人カードで会社の経費を立て替えることがあります。この場合も、事業に必要な支出であれば、個人カードで払ったという理由だけで直ちに経費にできなくなるわけではありません。
ただし、会社の経費として処理するには、少なくとも次の情報を残します。
- 支払った人
- 支払日と利用先
- 支払金額
- 購入した商品やサービスの内容
- 会社の業務に必要だった理由
- 会社が立て替えた人へ精算した日と金額
領収書や利用明細だけでは、業務上の支出かどうか分からないことがあります。領収書に内容が書かれていない場合は、経費精算書や会計ソフトの摘要欄などに用途を記録します。
個人カードの利用明細全体を会社の経費資料として扱うのではなく、会社の支出に該当する部分だけを特定することが重要です。
法人カードと個人カードを事業用に使い分ける方法
使い分けを定着させるには、カードを用途ごとに固定し、例外が発生したときの精算方法を決めておきます。
- 会社の支出専用カードを決める。会社名義の法人カードを作る場合は、会社の経費だけに使うルールを設定します。
- 個人カードで支払う範囲を決める。緊急時だけ立て替えるのか、特定のサービスだけ個人カードを使うのかを明確にします。
- 利用明細と領収書を毎月照合する。利用先、金額、支払内容を確認し、記録のない支払いを残さないようにします。
- 立て替え分を精算する。従業員や代表者が個人カードで払った場合は、精算書を提出し、会社からの支払いとして処理します。
- 私的利用が混ざった場合は分けて記録する。会社の経費にできない支出を経費に含めないよう、明細に印を付けるなどして区別します。
カードを複数枚使う場合は、「会社の固定費用」「従業員の出張用」「個人用」のように用途を決めると、利用明細を確認しやすくなります。カードの枚数を増やすだけで管理が改善するわけではないため、誰が何に使うカードかを社内で共有することが大切です。
会社員と個人事業主では使い分けの考え方が違う
法人を経営している場合
株式会社などの法人では、会社と代表者個人は別の主体です。そのため、会社の経費と代表者の個人的な支出を分け、会社の資金から個人の買い物を支払わないように管理します。
代表者が個人カードで会社の経費を立て替えた場合は、会社が代表者に精算する形になります。逆に、会社カードで個人的な支出をした場合は、会社の経費として処理せず、会社への返金など適切な処理が必要です。
個人事業主の場合
個人事業主は、法人のように会社と個人が別の法人格ではありません。そのため、事業用の個人カードを使って事業経費を支払うこともあります。
ただし、事業用と生活用の支出が混ざると帳簿の確認が難しくなります。可能であれば、事業専用のカードと口座を用意し、生活費とは分けて管理する方法が実務上分かりやすいでしょう。
個人事業主が私用と事業用の両方に関係する支出を計上する場合は、事業で使った割合や計算方法を記録します。たとえば、自宅の通信費などは、利用実態に応じた合理的な基準で事業分を区分しますが、割合を一律に決められるとは限りません。
ポイントやキャッシュバックは誰のものかを決めておく
法人カードで貯まるポイントやキャッシュバックは、カードの契約者や会社の規程に応じて扱います。会社のカードで得たポイントを個人の買い物に使う場合は、社内ルールや会計上の扱いを確認してください。
個人カードで会社の経費を支払い、個人がポイントを受け取る場合も、金額や利用状況によって扱いを確認する必要があります。ポイントを重視する場合は、カードを申し込む前に、ポイントの帰属、利用方法、失効条件を確認し、会社としてのルールを決めておくとトラブルを防ぎやすくなります。
迷ったときの判断基準
どちらのカードを使うか迷ったら、次の順番で判断します。
- 支払いは会社または事業のためか、個人の生活のためか
- 会社や事業の経費であることを領収書や記録で説明できるか
- 支払い後に、誰が負担するのか明確か
- 私用分と事業分を分けて記録できるか
- 会社のカード規程や経費精算ルールに違反しないか
会社の業務に必要な支出なら法人カード、個人の生活費なら個人カードを使うのが基本です。個人カードで事業経費を支払う場合は立て替えとして記録し、法人カードで私的な支出をした場合は経費に含めないようにします。
まずは、現在使っているカードの明細を確認し、「会社の経費」「個人の支出」「判断が必要な支出」の3つに分けてください。そのうえで、会社の経費専用カードと精算方法を決めると、法人カードと個人カードを無理なく使い分けられます。
