法人カードと個人カードはどう使い分ける？

法人カードと個人カードは、支払う人ではなく「誰の支出か」「何の目的か」で使い分けるのが基本です。会社の事業に必要な経費は法人カード、個人の生活費や私的な買い物は個人カードで支払います。

法人カードで私的な支出をしたり、個人カードで会社の経費を立て替えたりすると、経費の集計や精算が複雑になります。やむを得ず立て替える場合は、領収書や利用明細を保管し、会社のルールに沿って精算しましょう。

法人カードと個人カードの基本的な使い分け

まずは、支出の目的と負担する人を基準に分けます。

ただし、支出の内容だけで会社の経費になるかが決まるわけではありません。たとえば飲食費は、取引先との打ち合わせであれば業務上の費用になり得ますが、私的な食事であれば会社の経費にはできません。

法人カードを使う支出

法人カードは、会社が負担することを明確にしたい支出に向いています。利用先や金額を会社単位で管理しやすく、従業員が使った分もまとめて確認できます。

• 事務用品や業務用機器の購入
• 広告・マーケティング費用
• 業務用ソフトやクラウドサービスの利用料
• 出張の交通費・宿泊費
• 取引先との会食費など、業務上必要な飲食費
• 仕入れや外注に関する支払い

従業員に追加カードを持たせる場合は、利用できる人と用途を決めておくことが重要です。カードを渡した人が自由に使える状態にせず、利用上限、利用先、領収書の提出方法を社内で定めておくと、経理処理の負担を抑えられます。

個人カードを使う支出

個人カードは、会社が負担しない個人の生活費や私的な買い物に使います。会社の経費と混ざらないため、家計管理やカードの利用明細も確認しやすくなります。

• 日用品や食料品
• 個人の衣類や趣味の買い物
• 私的な旅行やレジャー費
• 個人契約のサービス料金
• 会社の業務と関係のない飲食費

会社の代表者や個人事業主であっても、私的な支出を法人カードで支払うと、会社の経費と個人の支出を分ける作業が必要になります。使い分けに迷う支出は、会社の事業との関係、利用者、目的を記録しておくと判断しやすくなります。

個人カードで会社の経費を立て替えた場合

会社の経費を個人カードで支払った場合、直ちに経費として扱えなくなるとは限りません。実際に事業に必要な支出であり、会社の経費としての要件を満たすなら、社内の精算手続きによって処理することがあります。

ただし、カードの名義人と会社の経理上の処理は別の問題です。次の資料を残し、会社のルールに沿って精算します。

• 領収書やレシート
• カードの利用明細
• 購入日、購入先、金額
• 何の業務に使ったか
• 立て替えた人と精算日

個人カードの明細だけでは、購入内容や業務との関係が分からないことがあります。領収書を紛失した場合は、購入先や支出内容を確認できる資料をそろえ、会社の経理担当者や税理士に処理方法を確認してください。

法人カードで個人の支出を払った場合

法人カードで私的な支出をした場合、その支出を会社の経費として計上してはいけません。誤って決済したときは、経費と分けて記録し、会社への返金や給与・役員との貸し借りに関する処理など、会社の経理ルールに従って訂正します。

特に、法人カードを役員が使う場合は、会社の支出と役員個人の支出を明確に区別する必要があります。処理方法は会社の形態や会計処理によって異なるため、継続的に私的利用が起きている場合は、税理士などに確認しましょう。

法人カードと個人カードを使い分けるメリット

会社の経費を集計しやすい

会社の支出を法人カードにまとめると、利用明細から支払日、利用先、金額を確認しやすくなります。現金や個人カードによる立て替えが減れば、精算申請の件数を減らせる場合もあります。

私的な支出との混同を防げる

会社の支出と個人の支出を別のカードに分けると、利用明細を見たときに、どの支払いが事業用かを判断しやすくなります。会計ソフトに明細を取り込む場合も、不要な私的利用を除外しやすくなります。

利用者や支出を管理しやすい

法人カードの追加カードを従業員に配布すると、現金を渡す方法より支払いを確認しやすいことがあります。ただし、追加カードの管理方法や明細の確認方法はカード会社や契約内容によって異なるため、導入前に確認が必要です。

個人事業主はどう使い分ける？

個人事業主は、会社員のように法人と個人が別法人ではありませんが、事業用と生活用の支払いを分けると帳簿を整理しやすくなります。事業用の支払いは事業用カード、生活費は個人カードにまとめる方法が分かりやすいでしょう。

個人事業主が個人カードで事業用の支出を払うこともあります。その場合は、事業に使った金額を帳簿に記録し、事業主が立て替えた支出として処理することがあります。

一つの支出に事業用と私用の両方が含まれる場合は、事業で使った割合だけを経費にする「家事按分」が必要になることがあります。たとえば、事業と私用の両方で使う通信費や電気代は、利用時間や使用面積など、合理的な基準で分けます。按分方法は支出の内容によって異なるため、判断に迷う場合は税理士や税務署へ確認してください。

迷ったときの判断手順

カードを決める前に、次の順番で確認すると、法人カードと個人カードを使い分けやすくなります。

1. その支出が、会社や事業のために必要かを確認する。
2. 利用者が会社、従業員、役員、個人のいずれに当たるかを確認する。
3. 私的な利用が混ざっていないかを確認する。
4. 会社の経費なら法人カードで支払い、個人の支出なら個人カードで支払う。
5. 立て替えや混在が起きた場合は、領収書と利用目的を記録してから精算する。

業務と私用の両方に関係する支出は、全額を自動的に法人カードで払うのではなく、会社の経費にできる範囲を確認してください。カードを分けるだけで経費になるわけではなく、支出の目的や実態が重要です。

使い分けの社内ルールに入れる項目

法人カードを導入する場合は、カードを渡す前に次の項目を決めておくと、利用後の確認がしやすくなります。

• 法人カードを使える人
• 利用できる費目や店舗
• 1回あたり、または月あたりの利用上限
• 領収書を提出する期限
• 利用目的の記録方法
• 私的利用や誤利用が起きた場合の対応
• カードの紛失や不正利用が疑われる場合の連絡先

ルールを作る際は、カード会社との契約条件も確認してください。カードの利用目的、追加カードの扱い、利用可能額、支払日などは契約によって異なります。

法人カードと個人カードの使い分けの結論

会社の事業に必要な支出は法人カード、個人の生活や私的な支出は個人カードという分け方が基本です。個人カードで立て替えた場合は資料を残して精算し、法人カードで私的な支出をした場合は経費と混ぜずに訂正します。

最初に行うことは、過去1か月分のカード利用明細を確認し、事業用・個人用・判断が必要な支出に分けることです。そのうえで、判断が必要な支出の目的と利用者を記録し、会社の経理担当者や税理士に確認できる状態にしておきましょう。